Hell, dunkel oder nach der Einstellung von macOS. Die Wahl bleibt erhalten und gilt sofort — auch nach einem Neustart. Briefe, Mails und PDF ändern sich dadurch nicht: was nach außen geht, ist immer schwarz auf weiß, unabhängig davon, wie die Oberfläche gerade eingestellt ist.

Prüft Migrationsstand, Plattenplatz, Backup-Alter, Kalender-Anbindung, Datei-Waisen, Datenbankgröße, den Gmail-Merker, den Schadennummern-Spiegel und die Vollständigkeit des Postfach-Spiegels. Es wird nur gemeldet, nie automatisch repariert. Der Stand wird höchstens zehn Minuten lang wiederverwendet.

Der Server zieht den Snapshot selbst mit pg_dump aus der Postgres-Datenbank, prüft den Abschlussmarker und die Kerntabellen und legt ihn auf der Luca HDD ab. Die letzten 14 Sicherungen bleiben erhalten; von Hand gezogene Snapshots vor einer Migration werden nie gelöscht.

Alles, dessen neueste Nachricht vor dem Stichtag liegt, gilt als abgehakt und verlässt den Arbeitsstapel. Gelöscht wird nichts — die Unterhaltungen stehen weiter unter „Abgehakt" und unter „Alle", und der Stichtag ist mit einem Klick wieder weg.

Oder gezielt: alles von einer Absenderadresse auf einmal abhaken. Rückgängig geht das an jeder Unterhaltung einzeln über „Wieder öffnen" — bewusst nicht als Sammelaktion, denn die könnte nicht unterscheiden, was sie selbst abgehakt hat und was vorher schon abgehakt war.

Ein Vorgang oder Fall gilt als still, wenn so lange kein Verlaufseintrag, keine Notiz und keine Mail-Zuordnung dazukam — und er weder erledigt noch pausiert ist. Stille Akten tragen ein Kennzeichen in den Listen, stehen in „Mein Tag“ in einem eigenen Abschnitt und färben die Ampel in der Übersicht gelb.

Ab wann „Mein Tag“ vorschlägt, einen Zwischenstand an die Eigentümer zu schicken bzw. bei einer Firma nachzufragen. Reine Vorschläge mit sichtbarer Begründung — verschickt wird nie automatisch.

Übersteigt die Summe der Aufträge und Rechnungen (nicht Angebote) eines Vorgangs oder Falls diesen Netto-Betrag, erscheint im Kosten-Reiter ein deutlicher Hinweis, die Beschlusslage zu prüfen.

Ein Typ setzt beim Anlegen eines Vorgangs Standard-Frist, Zuständigkeit und Kategorie und erzeugt automatisch die Checkliste als Aufgaben.

Vorlagen für Schreiben und Mails. Die Platzhalter werden beim Einfügen aus der Akte gefüllt; die vollständige Liste steht im Bearbeiten-Dialog. Ein Baustein ohne Typ gilt für alle Vorgänge und für Fälle.

Von diesen Absendern ist nie etwas zu tun — ihre Nachrichten landen sofort in der Bahn „Nur Kenntnis". Gelöscht oder ausgeblendet wird nichts: sie bleiben vollständig lesbar, sie verlangen nur keine Arbeit mehr. Eine Regel gilt für eine Adresse (name@firma.de) oder für eine ganze Domäne (@firma.de).

Wird an jede aus der App versendete Mail angehängt. Steht in einem Textbaustein {signatur}, kommt sie dort hin und wird nicht doppelt gesetzt. Die Standardsignatur ist die, die verwendet wird.

Die ganze Mail je Anlass, mit Platzhaltern im Format {{vorgang.nummer}}. Beim Einsetzen werden sie aus dem Vorgang gefüllt; was sich nicht füllen lässt, bleibt sichtbar stehen statt still zu verschwinden. Textbausteine (# im Editor) bleiben davon unberührt.

Gefunden werden Einträge mit gleicher E-Mail oder gleichem Namen (Umlaute normalisiert: „Müller“ = „Mueller“). Beim Zusammenführen gewinnt das Ziel; leere Zielfelder werden aus der Quelle gefüllt, alle Bezüge wandern mit, die Quelle wird storniert, nicht gelöscht — sie liegt danach im Papierkorb.

Entstehen im Vorgang über „Als Vorlage speichern“. Übernommen werden Titelvorschlag, Beschreibung, Kategorie, Priorität, die Checkliste und die beteiligten Gewerke — keine Notizen, Dateien, Mails oder Personendaten.